2、使决策能更加合理和有效。准确可靠而迅速地收集、处理、传递和使用情报信息是决策的基础。
3、稳定员工的思想情绪，统一组织行动。当员工被招聘到组织内某一岗位开始，直至退休，有效的沟通都是极其重要的。信息沟通使员工了解组织的各项规章制度，使其能遵守这些制度，保持组织的统一性。
★    激励
激励，指通过采取，使人们的需要、愿望、欲望等得到满足的措施，来引导人们以组织或领导者所期望的方式行事。管理者对下属进行激励，意味着通过满足下属的需要来引导他们的行为。需要注意的是：
1、激励的目的性，任何激励行为都具有其目的性，这个目的可能是一个结果，也可能是一个过程，但必须是一个现实、明确的目的。
2、激励通过人们的需要或动机来强化、引导或改变人们的行为。因此从本质上说，激励所产生的行为是主动、自觉地。
3、激励是一个持续反复的过程。

★    人性假设
一、“经济人”假设（X理论）
“经济人”又称为“理性经济人”，这种假设起源于享乐主义，再经19 世纪合理主义的影响而形成。此假设认为，人的一切行为都是为了最大限度地满足自己的利益，工作动机是为了获得经济报酬。
美国管理学家麦格雷戈在他所著的《企业的人性面》一书中，提出了两种对立的管理理论，其中，Ｘ理论就是对“经济人”假设的概括，其基本观点如下：
1、多数人十分懒惰，他们总想方设法逃避工作。
2、多数人没有雄心大志，不愿负任何责任，心甘情愿受别人指导。
3、多数人的个人目标都是与组织目标相矛盾的，必须用强制、惩罚的方法，才能迫使他们为达到组织的目标而工作。
4、多数人工作都是为了满足基本的需要，只有金钱和地位才能鼓励他们工作。
5、人大致可以划分为两类，多数人都是符合于上述设想的人；另一类是能够自己鼓励自己，能够克制感情冲动的人，这些人应担当管理的责任。
基于这种假设所引出的管理方式是，组织应以经济报酬来使人们服从和取得绩效，以权力与控制体系来保护组织本身及引导员工，其管理的重点在于提高效率，完成任务。其管理特征是订立各种严格的工作规范，加强各种法规和管制。为了提高士气则用金钱刺激，同时对消极怠工者严厉惩罚，即采取“胡萝卜加大棒”政策，泰罗制就是“经济人”观点的典型代表。
这种假设把人划分成多数的被管理者和少数的管理者，代表了资本主义向垄断资本主义过渡的早期阶段的管理。这种假设和Ｘ理论虽然已经过时，但对我们的管理仍有启发意义。党的十一届三中全会以后，我国为了贯彻按劳分配的原则，恢复了奖金制度。但是，某些主管者也正是受这种认识的影响，以为只要多花钱，就能调动积极性，其实结果并非如此。因此，了解“经济人”的假设，可以从反面提醒我们管理人员改正错误的管理方式和方法。

二、“社会人”假设
“社会人”是梅奥等人在霍桑实验的基础上提出来的一种假设，具体内容是：
1、从根本上说，人是由社会需求而引起工作的动机，且通过与同事的关系而获得认同感。
2、工业革命与工业合理化的结果，使工作本身失去了意义，因此只能从工作上的社会关系去寻求意义。3、员工对同事们的社会影响力，比管理者所给予的经济诱因及控制更为重视。
4、员工的工作效率随着上司能满足他们社会需求的程度而改变。
此假设得出的管理方式强调除了应注意工作目标的完成外，更应注意从事此项工作的人们的要求。不应只注意指挥、监督等，而更应重视员工之间的关系，培养和形成员工的归属感。不应只注意对个人的奖励，应提倡集体奖励制度。

三、“自我实现的人”假设
美国管理学家、心理学家马斯洛提出“自我实现的人”的概念，指出人都需要发挥自己的潜力，表现自己的才能，只有人的潜力充分发挥出来，人的才能充分表现出来，人才会感到最大的满足。即人们除社会需求之外，还有一种想充分运用自己的各种能力，发挥自己自身潜力的欲望。
麦格雷戈总结归纳马斯洛与其他类似的观点，提出了Ｙ理论：
1、一般人都是勤奋的，如果环境条件有利，工作就如同游戏或休息一样自然。
2、控制和惩罚不是实现组织目标的唯一手段。人们在执行任务中能够自我指导和自我控制。
3、在适当条件下，一般人不仅会接受某种职责，而且还会主动寻求职责。
4、大多数人而不是少数人，在解决组织的困难问题时，都能发挥出高度的想象力、聪明才智和创造性。
5、有自我满足和自我实现需求的人往往以达到组织目标作为自己致力于实现目标的最大报酬。
6、在现代社会条件下，一般人的智能潜力只得到了一部分的发挥。
Ｙ理论认为，只要人们被说服去接受组织任务，即一个组织的主管人员若能把工作安排得比较富有意义或挑战性，能使组织的成员认为能够以从事这一工作而引以自豪，或者以实现组织的目标而得到自我满足，就不需要组织的其他特别激励，而且组织成员能自我激励来完成组织的目标。

四、“复杂人”的假设
“复杂人”是20世纪60 年代末至70 年代初提出的假设。该假设认为人是复杂的，人性特征因人而异，一个人本身在不同的年龄、地点、时期会有不同的表现。而人的需求随着各种变化而改变，人与人的关系也会改变。这方面的理论主要有两类：
超Ｙ理论：
1、人的需要是多种多样的，而且这些需要随着人的发展和生活条件的变化而发生改变。每个人的需要都各不相同，需要的层次也因人而异。
2、人在同一时间内有各种需要和动机，这些需要和动机会发生相互作用并结合为统一的整体，形成错综复杂的动机模式。
3、人在组织中的工作和生活条件是不断变化的，因而会产生新的需要和动机。
4、一个人在不同单位或同一单位的不同部门工作，会产生不同的需求。
5、由于人的需要不同，能力各异，对不同的管理方式会有不同的反应，因此没有适合于任何组织、任何时间、任何个人的统一的管理方式。
权变理论：
权变理论要求主管人员根据具体的人，灵活地采取不同的管理措施，即因人因事而异，不能千篇一律。

★    主要激励理论
早期的激励理论：
一、马斯洛需求层次理论
美国心理学家马斯洛提出需求层次理论，认为人类的需求是以层次的形式出现的，并划分了5个层次：
1、生理的需要，这包括人类维持基本生存所需要的各种物质上的需要，如食物、水、衣着、住所、睡眠及其他生理要素；
2、安全的需要，这主要指人们避免各种威胁和危险的需要，包括避免身体及情感伤害和保护职业、财产、食物及住所不受威胁的需要；
3、归属的需要，这主要指人类在感情和归宿方面的需要；
4、尊重的需要，这主要是指人们希望别人对自己的工作、人品、能力、情感等方面予以肯定；
5、自我实现的需要，这主要是指人们希望在工作上有所成就，在事业上有所建树，以实现自己的抱负。
马斯洛认为，这五种需要之间以层次的形式依次从低级到高级排列，存在着递进规律。人的需要总是由低层次向高层次逐步发展，低级需要是高级需要的基础，只有低级需要满足之后，才会产生高级需要，只有未满足的需要才能影响行动。
马斯洛需求理论的巨大贡献：提供了一个比较科学的理论框架，为激励理论提供了基础；指出了每一种需要的具体内容，管理者在管理实践中，能够有针对性的提出激励措施；将自我实现作为人需要的最高层次，对我国的管理实践同样具有积极的意义。缺陷在于对需求层次的分析简单、机械，将人的需要分为了5个层次，不够完善；其前提人都是自私的假设不是一种科学的假设。

马斯洛需求层次理论对管理者的启示：
1、了解员工的需要，并与组织目标相结合。每个人都有需要，人们为了满足需要而产生动机，管理人员如果能洞察员工的需要，把组织的目标和员工的需要有机结合起来，就能激发员工的积极性，为实现组织目标而努力；
2、区分主要需要和次要需要，优先满足主要需要。员工的需要层次是递进的，低一层次需要基本满足后，对员工的激励作用就逐渐消失，此时高一层次的需要就变为优势需要，管理人员要及时调整以满足员工新的需要，要注意当员工的需要发生变化后，不能再用老一套的方法激励员工；
3、重点针对员工高层次需要采取相应的激励措施。高层次的需要实现难度大，激励作用也大。人们为了自我实现，往往不达目的誓不罢休，管理人员应根据这一点，在尽可能满足员工低层次需要的前提下创造出良好的组织氛围，强化高层次需要的强度，员工积极性将大大提高；

二、X和Y理论
麦格雷戈提出了有关人性的两种截然不同的观点：一个是基本上消极的X理论，一个基本上积极的Y理论：
X、Y理论的具体描述，见上。
X、Y理论的相同点：都是关于人性的问题。管理者关于人性的观点是建立在一些 假设的基础上的，管理者根据这些假设塑造激励下属的行为。
区别在于本身对立的人性假设，见内容。同时麦克雷格认为，Y理论的假设比X理论更实际有效，因此，他建议让员工参与决策，为员工提供挑战性和责任感的工作，建立良好的群体关系。

三、赫茨伯格双因素理论
美国心理学家赫茨伯格认为，人类有两种不同的类型需要，他们彼此之间是独立的，但能够以不同的方式影响着人们的行为。这两类需要就是：激励因素和保健因素。
1、保健因素：是指那些与人们的不满情绪有关的因素，如企业政策和管理、监督、工作条件、人际关系、薪金、地位、职业安定以及个人生活所需等。这些因素处理的不好会引发员工工作不满情绪，处理得好可预防和消除这种不满。
2、激励因素：指能够促使人们产生工作满意感的因素，主要包括工作成就、赏识认可、艰巨的工作、晋升和工作中的成长、责任感等。这些因素如果得到满足则员工感到满意，得不到满足则没有满意感（但不是不满）。
3、贡献：该理论指出一个事实，即采取了某种激励措施以后，不一定就能带来满意；满足各种需要所引起的激励深度和效果是不一样的；要调动人的积极性，不仅要注意物质利益和工作条件等外部因素，更重要的是利用一些内在因素。
4、缺点：赫茨伯格调查取样的数量和对象缺乏代表性，同时问卷的方法和问题也有缺陷；理论认为，满意和生产率的提高有必然的联系，而实际上满意并不等于劳动生产率的提高；将激励因素和保健因素截然分开是不妥的。
5、启示：领导者在激励下属的过程中，需要认识到保健因素不可缺少，以免引起员工对工作产生不满。而真正想要激励员工努力工作，就必须注重激励因素，只有激励因素才会增加员工的工作满意感。
当代激励理论
四、三种需要理论
美国管理学家麦克莱兰提出，在工作中对人们形成激励的主要有三种基本需要，即成就、权力和归属。
1、成就需要，指达到标准、追求卓越、争取成功的需要。成就需要强的人愿意接受挑战，给自己树立具有一定难度的目标。对待风险采取一定现实主义态度，愿承担所做工作的个人责任，对其正在进行的工作情况希望得到明确的反馈，喜欢表现自己；
2、权力需要。即影响他人以某种行为方式的需要。具有较高权力欲的人，对施加影响和控制表现出极大的关心，这样的人一般追寻领导者的地位，他们健谈、好争辩、直率、头脑冷静，善于提出要求。
3、归属需要。指建立友好和亲密的人际关系的愿望。归属感强的人重视保持一种融洽的社会关系，与周围的人保持亲密和相互理解，随时准备安慰和帮助危难中的人们。
启示：告诉我们，驱动人们努力工作的因素不只人们通常所说的钱和权。除此之外，成就、归属方面的需要也是促使人们努力工作的重要因素。同时，管理者的成就需要比较强烈，而且可通过培养来提高。
五、期望理论
美国心理学家弗鲁姆提出期望理论。
该理论的基本观点是：人们在预期他们的行动将会有助于达到某个目标的情况下，才会被激励起来去做某些事情以达到目标。弗鲁姆认为激励是一个人某一行动的期望价值和那个人认为将会达到其目标的概率之乘积。用公式可表示为：