●頭語と結語の組合せ

拝啓      －      敬具

謹啓      －      謹言、啓白

前略      －      草々

急啓      －      草々

拝復      －      敬具

（５）別　記

　文書の用件が多事項にわたり複雑な場合や、日時・場所・数量などを正確に漏れなく相手に伝えるには、必要事項を本文から切り離して別に記載するとよい。これを「別記書き」といい、ビジネス文書をすっきりと簡潔に引き締めるのに有効な方法である。

　本文中に「下記のとおり」と別記に読み手を導く言葉を入れ、末文の結語の下の行の中央に、「記」と書いて、次の行から、本文より行頭を少し下げて書く。できるだけ内容を整理し、箇条書きにする。

副　文

（１）　追　伸

　追伸は、本文で書き漏らしたことや、あえて後から強調したいことを書く。「追って」や「なお」という書き出しで書くので、「追って書き」「なお書き」ともいう。
（２）　同封物指示

　関係書類などを同封する場合は、どのようなものを、どれだけ同封したのか、必ず明記する。

（３）　結　語

　別記書きした場合も、文章はこれで終わりという表示として、「以上」と結語を書くのが一般的である。結語は、改行し、行末に一字分の空白をとって書く。

効率的な文書作成法

（１）　より速くより正確に

　ビジネスには、正確性と効率性が求められる。ビジネス文書の作成でもそれは同様で、より速く、より正確に文書をつくるにはどうすればよいか、その留意点をあげてみた。

■標準的書式例をマスターする

　この基本に則って作成すれば、おのずと形の整った文書に仕上がること請け合いである。

■モデル文例を上手に活用する

　まず、自分の作成すべき文書が、通知の文書なのか、依頼の文書なのか、御礼の文書なのか、文書の種類で大方の当たりをつけ、その種類の中で自分のケースに近いモデル文例を探し出す。モデル文例にたどり着いたら、文例を下敷きにして、個々の事情など文例と異なる箇所だけを書き替えることで、効率よく自分の文書が仕上げられる。

■アラカルトでメニューづくり

　料理のフルコース・メニューが、前菜、主菜、デザート、ドリンクなどからなっているように、ビジネス文書もまた前付、本文、副文などのアイテムからなっている。しかも、そのアイテムの多くは一つひとつがパターン化した慣用文として用意されているので、それらの慣用文を料理のアラカルトのように適宜組み合わせて使い回すことで、自分ならではのフルコース・メニュー、つまり個々の事情に即したビジネス文書がつくれる。

（２）　ワープロの有効利用法

　ワープロは、どのオフィスでも今や文書処理の定番ツールである。ワープロを活用した文書作成のポイントをあげてみた。

■ワープロに文例を保存する

　ワープロは、一回限りの清書のための事務機器ではない。文章の入力後、記録保存が可能で、任意の検索によって再処理もできるという、いわば文書資源の多重活用が可能なＯＡ機器である。そこで、時間に余裕のある時にできるだけ多くのモデル文例を入力・保存しておけば、必要に応じて呼び出し、固有名詞や数字などの一部を入力し直すだけで文書を完成させられる。

■フロッピーは文書の種類別に

　一枚のフロッピーディスクに種類の異なる文書をあれもこれも保存すると、検索に無駄な時間を費やすことになる。そこで、ファイリングの要領で、部署別、社外・社内文書別、さらには文書の種類別に細かく分類して保存しておくとよい。そうすることで、何人もの人が重なり合わずに使える便利さも得られる。

■漢字の変換ミスに注意

　同音異義語の変換ミスによる誤字は、時にビジネス上のトラブルにも発展しかねないことを銘記し、文書作成後、注意深く校閲することを忘れないように。

自分側の呼び方      相手側の呼び方

人      私／○○○○（姓のみ）／当社社      あなた様／○○様／貴殿／貴台／

○○○○（姓名）／一同      貴下／ご一同様／各位／お得意様

会　社            当社／弊社／小社      貴社／御社

団　体      当会／当協会／当組合            貴会／貴協会／貴組合

官　庁      当省／当庁／当所／当公社（団）      貴省／貴庁／貴所／貴公社（団）

場　所      当地／当地方／当方面／当県下      御地／貴地／お付近／貴県下／貴

／当市／こちら／この地方            市／そちら／貴地方／お国許

住　居      拙宅／私宅／こちら／当方／私      お宅／ご自宅／貴宅／貴邸／ご尊

方／私ども／小宅／小屋／陋屋      宅／ご尊邸／ご高居／お屋敷

役　職      当主／弊店主／当社長／弊社長      貴店主／貴社長／貴社専務取締役

／当社専務取締役／上役／（姓）      （姓）殿／御上役／（姓）部長殿

部長                              ／貴部長

部　下      当店員／弊店員／当社社員（姓      貴店員／貴社員／貴社社員／（姓

名）／（姓名のみ）／（姓名）      名）様／ご当人／ご本人

儀／同人／本人／当人

友　人      友／友人／親友／学友／級友／      お友達／ご友人／ご令友／ご親友

同窓／同学／（姓名）君／（姓ご学友／ご級友／ご同窓／ご同学

名）さん／（姓名）氏      （姓名）君／（姓名）様

先　輩      先輩／恩人／敬友／（姓名）様      ご先輩／ご恩人／ご敬友／（姓

／（姓名）氏            名）様／（姓名）氏

後　輩      （姓名）君／（姓名）様／（姓      （姓名）氏／（姓名）様／（姓

名）嬢                        名）嬢

氏　名      氏名／名                  ご芳名／ご貴名

授　受      受領／受納／拝受／入手／ご送      ご査収／ご領収／お納め／ご一覧

付            ／ご高覧／ご送付／お受取り

訪　問      お伺い／お訪ね／ご訪問／参上      お越し／お出／お立寄り／ご来店

／拝顔／拝眉／参堂／拝謁（高      ／ご来社／ご来訪／ご来席／ご来

貴な人に対して）／拝趨            駕／ご光来／ご光臨／ご来臨

意　見      私見／私案／私考／所感／所見      ご意見／ご高説／ご高見／ご考案

／愚考／愚見／愚案／拙見／管      ／貴見／ご妙案／ご卓説／ご案／

見お申し越し／お説／ご覧察

気　持      微志／卑志／薄志            ご芳情／ご高配／ご芳志／ご厚志

手　紙      書面／書中／弊信／愚筆／愚状      ご書面／貴信／貴書／お手紙／ご

／愚簡／卑書／卑簡            書状／ご尊書／ご芳書／ご懇書／

貴書／御書／貴簡

品　物      粗品／粗菓／粗果／粗酒／粗肴      ご佳品／結構なお品／美菓／美果

／寸志／薄謝                  ／ご清酒／御厚志