■取引文書の基本的構成

　取引文書は、標準的書式例にあるように、全体に大きく三つの部分から構成される。第一の部分は前付といわれ、（１）文書番号、（２）発信日付、（３）受信者名、（４）敬称、（５）発信者名と印からなる。

　第二の部分は本文で、（１）件名、（２）前文、（３）主文、（４）末文、（５）別記の五つの要素で構成される。

　第三の部分は副文であり、（１）追伸、（２）同封物指示、（３）結語、（４）担当者名などからなる。

前　付

（１）　文書番号

　文書番号は、発信番号、書簡番号ともいわれ、その文書がどの部署から発信されたものであるかを識別するため、文書ごとに与えられる固有の番号である。文書番号の決め方は、自社でルールをつくっておくとよい。

　一般には、発信部署の略号、年度の数字、当該年度あるいは当月における連番の順に並べることが多い。

　例えば、平成６年８月に営業部から発信し、それがその年８月になってから９５通目の文書であれば、「平６－８－営－９５」という具合である。なお、本書文例に示した発信番号に「経理部発第○○号」とあるのは、経理部がこの年に発信した○○番目の文書であることを意味している。

●文書番号の付け方列

　平成６年８月に営業部が発信した第９５通目の文書

↓

平６－８－営－９５

（２）　発信日付

　文書には発信日付を必ず記載する。何かあった場合の後日の証拠ともなるので、年月日を正確に記すことが大事。

　注意したいのは、文書日付は「作成日」ではなく、必ず「発信日」を書き入れること。なお、日付は西暦でも元号でもよいが、一般には元号を用いるケースが多い。

●発信日付の注意点

　文書の作成日→発信日付      ×

　文書の発信日→発信日付      ○
（３）　受信者名

　受信者名は、企業、団体などの組織名、部署名、役職名、個人名の順に書く。株式会社を（株）有限会社を（有）などと略して書くのは相手に対して失礼となるので、してはならない。

●受信者名に略称は失礼

　株式会社→（株）            ×

　株式会社→株式会社            ○

（４）　敬　称

　受信者名の後ろに付ける敬称は、一般に、宛先が会社、官庁、団体、商店、部課などの組織である場合は「御中」。役職名あるいは個人名なら「殿」か「様」。同一内容の文書を多数発信する場合には「各位」とする。しかし、「各位」については、できれば相手の名前を一つ一つ丁寧に書くほうが望ましい。

　また、先生の呼称が一般に定着している職種の相手には「先生」の敬称を用いることが無難である。

　敬称でしばしば頭を悩ませるのが、役職宛の場合である。役職名それ自体が既に敬称であるから、役職名の後にさらに「殿」「様」を付けるのは敬称を重複させることになるという主張もある。つまり、「○○総務部長」とすべきか、「○○総務部長殿」とすべきかの問題だが、これをすっきり解決するには、「総務部長○○様（殿）」とするのがよいだろう。

●一般的な敬称の付け方

　企業・官庁・団体・商店・部課の組織宛→○○御中

役　職　宛      →総務部長殿

個　人　宛      →○○○○様

先　生　宛      →○○○先生

多　数　宛      →各位

組織の全員宛      →御一同様