(3)　用件は簡潔に話す
ビジネス電話は１回３分を限度と考える。簡潔に話すよういつも心がける。直接用件と関係のない話題は、早めに切り上げるようにすること。
複雑な内容の時は、「念のため、もう一度繰り返させていただきますと、・・・」と、切る前に要点を簡単に復唱すると間違いを防ぐことができる。

(4)　留守番電話にも丁寧に答えること
かけた相手が留守で、留守番電話に録音する場合がある。その場合も、何時に、どんな用件でかけたか、を録音しておく。相手は何の用事でかけてきたのか気になるものである。再びこちらからかけるのか、先方からかけてほしいのかも伝えておく。

(5)　折り返し電話をしてほしいと頼むとき
名指し人が留守で、もどったら電話してほしいと伝言を頼む場合は、こちらの電話番号を忘れずにいう。相手が知っているとわかっていても、念のため伝えておけば、相手が調べる手間を省けて親切である。こちらの都合の悪い時間があれば「２時から３時までは会議で席を外しますが、その他は席におりますので、よろしくお伝えください」など伝えておく。
伝言を頼んだ人に感謝の言葉を添える。「お手数をおかけしますが、よろしくお伝え下さい。」

(6)　緊急の用件は、その旨を相手にはっきり知らせる
緊急に知らせたいのに、名指し人が電話に出られない状況の時は、電話に出た人にその旨を述べて対処を頼む。会議中でも知らせてもらいたい、出先に連絡取ってほしい、他に連絡方法はないか、など。取り次ぎを頼む相手に緊急事態であることをはっきり知らせてもらう。