《挨拶する》

○「お早うございます」「大変お世話になっております」「毎度ありがとうございます」など、挨拶する。
《用件を話す》
○準備したメモを見ながら、要領よく要点を話す。
○複雑な用件は、順序よく簡潔に話し、終わりに要点を簡単に復唱すると、誤解を防止できる。

《名指し人を告げる》

○「恐れ入りますが、秘書課の山岸様をお願いいたします」と、話したい人を呼んでもらう。
○不在のときはどうするか判断して、適切な処理を頼む。「それでは伝言をお願いできますか」「戻られましたら、私どもまでご連絡下さるようお伝えねがいますか」もし折り返し電話してほしいと伝言してもらう時は、こちらの電話番号と都合のよい時間を忘れず告げる。

《終わりの挨拶》

○それではよろしくお願いいたします、本当に有り難うございました、栅松辘吩Uございませんでした、今後ともよろしくお願いいたします、など、状況に合った挨拶をする。
○切る直前に「失礼いたします」と終わりの挨拶をする。
《電話を切る》
○原則としてかけた方が先に切る。
○相手が客や目上の場合は、先方が切ったのを確かめてから、静かに受話器を置く。

電話のかけ方のコツ

(1)　かけるまえに充分な準備をする
用件を要領よく話すために、前もって要点を整理して、５Ｗ２Ｈの要領でメモしておく。メモは相手が留守などで話せなかった場合、再びかけるときの参考にできる。
また、ダイヤルする前に、以下の必要な情報を確認する。
・電話番号は正確か
・話したい人の会社名、所属、氏名の確認
特に所属がはっきりしていると、早く呼び出してもらうことができる
・この時間は、適切な時間帯か
・必要になりそうな資料は、手元に揃っているか

(2)　上役に代わって相手を呼び出す場合
前もって上役がすぐ出られるかどうか確かめてからダイヤルしなければならない。呼び出しておきながら、上役がすぐ出られず相手を待たせるのは大変失礼になる。相手が出てから、「○○に代わります」といって代わるようにする。