３．電話の受け方

電話の受け方のパターン

《電話に出る》
○ダイヤルは３回までに出ること。
３回以上鳴らしたときは、「お待たせしました」と述べる。
○周りの人と話が終わらないうちに受話器をとると、相手に話し声が聞こえてしまうので、注意する。

《自分を名のる》
○交換台を通して入った電話には、部署名、ときには自分の名前も名のって、電話をかけてきた相手に、正しくかかったか知らせる。
○ダイヤルイン（直通電話）で各部署につながる場合はまず会社名を述べる。

《挨拶する》
○朝なら「お早うございます」その他の時間帯には、「いつもお世話になっております」と、社を代表して挨拶する。

《用件を聞く》
○メモとペンを用意する。
○用件は５Ｗ２Ｈの要領で必ずメモする。
○必ず復唱して確認する。

《取り次ぐ》
○名指し人を告げられたら、電話を取り次ぐ。
○どこの誰からか、必ず伝える。
○名指し人が留守の時やすぐ出られない時は、親切に対処する。

《終わりの挨拶》
○確かに承りました、確かに申し伝えます、お電話有り難うございました、ご注文ありがとうございました、どうぞよろしくお願いいたします、など、用件に合ったふさわしい挨拶をする。
○切る直前に「失礼いたします」と終わりの挨拶をする。

《電話を切る》
○原則としてかけた方が先に切る。
○相手が客や目上の場合は、先方が切ったのを確かめてから、少し間を置いて静かに切る。


４．電話のかけ方

電話のかけ方のパターンは以下のようになる。

電話のかけ方のパターン

《ダイヤルする》

○電話番号を確認する。
○落ちついてダイヤルする
《相手がでる》
○相手が名のるのを注意して聞き、間違ってかからなかったか確認する。
《こちらを名のる》
○こちらの会社名や部署名を名のる。相手が聞き取りやすいよう、ハッキリと心もちゆっくり話す。