６．使いやすいまとめ方・並べ方の検討

いよいよ、フォルダーをまとめる段階に入ります。「使いやすくまとめる」というのが至上命題。いくら整然としていても、使いにくければ何の価値もありません。現場にいて業務を知り尽くしている人たちが、使いやすく作り上げる「ツミアゲ方式」が推奨されているのはこのためです。（この逆が「ワリツケ方式」。詳細は避けますが、うまくいかないことが多いとのこと。）以下に、まとめ方の基本を紹介します。

(1)相手先別
往復文書ファイリングの代表的な整理方式。「だれが・だれと」でまとめるやり方で、発信者・受信者がはっきりしている場合に最適。「アイウエオ順」「地区別分類」「職制による分類」「背番号制」等の並べ方がある。

(2)主題別
なにか具体的なテーマがあって文書を探すときに便利な分類。「なにが」でまとめるやり方。例えば、「人事課」というファイルを作ったが、分厚くなってしまって使いづらかったとき、「採用」「給与」「教育」に分ける・・・というのも「主題別」の分類。

(3)標題別
「注文書」「見積書」「報告書」のように帳票化した文書。

(4)一件別
１つの案件（プロジェクト、工事、訴訟など）の始めから終わりまでを１つのファイルにまとめる方法。

(5)形式別

以上の４つのまとめ方のほかに、「稟議書」「慶弔状」のように、形式でまとめるとよい場合もある。
いずれにしても、よいファイリングをするには、以下のことが大切。
(1)一緒に使うことが多い文書は同じフォルダーに。
(2)一緒に使うことが多いフォルダーはなるべく近くに。
(3)捜しやすくするために、フォルダーの中身は少なく。
(4)見出し類（「ガイド」「山」等）の有効利用。

しかし、例えば(1)と(3)は相反関係。結論としては、「分厚くするより、薄くするのを優先」がプロからのアドバイスです。
さて、課員の知恵をしぼって、分類の仕方や並べ方が決まったら、キャビネットの「本年度用」の段に収納。「配列表」を作り、一番前に置いて並べ方の決まりとします。昨年度の分も同様に処理し、キャビネットの「昨年度用」の段に収納します。どうしても不便な点があれば柔軟に改善していきます。
来年度になれば、「本年度用」の段に入っているフォルダーは、不要文書を廃棄したうえで、「昨年度用」の段に移されます。これを「移し替え」といいます。

押し出された一昨年度の文書は、不要文書廃棄の手順を経て、保存の必要があるもののみ、事務所外に「置き替え（"引き継ぎ"と呼ぶ会社もある）」し、「保存」されます。年に一度、日を決めて、文書課が音頭をとり、「移し替え・置き替え」をするとよいでしょう。
これで、個人が私有しているファイルはなくなり、課が管理するものとなりました。古い、不要の文書も事務所から一掃されました。しかし、「これで出来上がり」とはいきません。事務所外への「置き替え・保存」の方法や文書廃棄の基準は、どうするのか。文書の貸し出しはどう管理するのか。「仕掛かり文書」をどう管理するのか、等々。システムを完成させ、維持管理していくための重要な仕事が残っています。