まず各人が自分のファイルをチェックして不要文書を捨てることから始めます。「半分は捨てる」を目標に。以下が不要文書の目安です。
（注）商法などで法的に保存年限が決められているものは、それに従うこと。捨てる前に要チェック。

(1)１年以上前のもので、自分の課の本務ではないもの。その仕事を主管している課が持っているはず。
(2)自課の本務のものでも、１年以上見たことがないものは捨ててもまず大丈夫。（米国の調査によると、文書利用100回のうち、１年以内の文書が99回、半年以内の文書が90回。つまり、１年以上前の文書が必要とされる確率は、たったの１％）
(3)清書済みの原稿、訂正済みの変更通知。
(4)参考程度に送られてきた報告書・通知文書。
(5)儀礼的文書類（年賀状・招待状・案内状など。住所が必要ならアドレス帳に）
(6)古い新聞・雑誌（必要な記事は切り抜きなどにする）
(7)古いカタログや更新済みの統計資料・価格表など。（下手にとっておくと間違いのもと）
(8)用済みのファクス・テレックス文書。
(9)社内用の請求伝票や整理表。共有の文書も同様に「大掃除」をします。

４．文書を「課の共通物」として整理

あとに残った全てのファイルを１カ所に持ち寄る。課員全員が集まり、仕分けを始めます。

(1)一昨年以上の前のものはひとまとめにする。（チェックの後、事務所外に移す。文書課、倉庫、地下室、トランクルームなど、事情に応じて。）
(2)帳簿・図書は別にする。（両開き保管庫や書棚に）
(3)伝票・カード類は別にする。（専用の整理容器を使う）
(4)議員に対してもマル秘扱いの文書は、課長のキャビネットなどに入れておく。（課長が自分で整理）

ここまでして残ったのは、キャビネットに整理できます。今年度・昨年度の文書ファイル。これらを以下のようにまとめます。
(1)各係の仕事特有のもの（係専用ファイル。係ごとにまとめる）
(2)一般的なもの（共用ファイル。同じファイルが数冊出てきた場合、最も完全なものを１部残し、あとは捨てる）
(3)資料扱いしたほうがよいもの。（統計表・係数表など）
分厚い１件別ファイルについては、やはり１件別のほうが使いやすいと判断されれば、そのまま保管庫整理に回す。

５．フォルダーによるファイリング

「４．課全体での整理」で整理して残ったファイルをフォルダーに移します。手順は次のとおり。

(1)ファイルの綴じ具やひもをはずしてバラす。
(2)本年度と昨年度の文書に分け、さらに不要文書をチェックして捨てる。昨年度の分は、いったん別にしておく。
(3)本年度分を、題名を見れば中身がすぐわかる程度にまで細分化し、フォルダーに挟む。
(4)見出しに題名を書く。（まだ暫定的。後に検討して確定）

フォルダー"folder"(holderではない)とは、綴じ具やマチのない薄い紙ばさみのようなもの。バインダーによるファイルに慣れている人には「挟むだけ」というのは抵抗があるでしょう。しかし、以下のような理由から、ファイリングシステムにおいては、「フォルダーによるファイリング」が推奨されています。

(1)バインダーのように綴じなくてもよいので、すぐファイルできる。不要になればすぐ捨てられる。
(2)一定のスペースに対して、文書収容力が大きい。（バインダーは、中身がなくてもスペースをとってしまう。）
(3)文書を小グループに細分化できるので、以下の利点がある。
・題名を見ればすぐ中身がわかる。（バインダーの場合、いろいろなものを綴じ込みがちで、題名が抽象的になりやすく、検索に時間がかかる。）
・必要なものだけを取り出すことが容易。
・フォルダーごとに保存年限を決められるので、移し替え・置き換え（後に説明する）・保存・廃棄がフォルダー単位で管理できる。つまり「捨てやすい」。
（注）それでもバインダーにしたければ、バインダーファイリングを専門に研究し、欠点を補う方法を提供している会社（㈱キングダム）もあるので、参考にするとよい。

フォルダーによるファイリングには、「パーティカル・ファイリング法」と「ホリゾンタル・ファイリング法」があります。要は「向き」の違い。見出しの付け方や保存キャビネットが異なるだけで、原理は同じです。詳細は専門書をご覧ください。