２．受付の仕方

【名刺の受け方】

来客に気づいたら、まず椅子から立ち上がり、「いらっしゃいませ」と一礼する。名刺は両手でていねいに受け取る。客にとって名刺は自分の分身である。粗末に扱われたり、無造作に置かれたりするのは不愉快である。またいつまでも手に持っていたり、上司に渡すのを忘れたりすることもある。管理には十分心がけよう。読み方がわからない場合には、相手に確認をする。

【アポイントメントのある客】

予約表を前もって確認し、予約の時間の前後はそのために気配りをする。準備ができていれば、早めに来訪された場合にもあわてないで応対ができるし、遅れている場合には、適切な措置を講ずることもできる。次の順序に従って応対をしてみよう。

(1)お待ちしていたことを表すことばであいさつをする。
・いらっしゃいませ、お待ちいたしておりました。
・いらっしゃいませ、うけたまわっております。

(2)上司に来訪を告げ、応接室に案内をする
・○時にお約束の○○様がお見えになりました。お通ししてよろしいでしょうか。
・ご案内いたします、こちらへどうぞ。

(3)客を待たせるとき
・上司にメモで来訪を知らせ、終了時間を聞く。
・あいにく会議（または前の面会者）が長引いておりまして、大変申し訳ございません。
○分ほどで終わると思いますが、お待ちいただけますでしょうか。
・お読物を用意いたしました。よろしかったらどうぞ。
・代理の○○がお話しさせていただきますがよろしいでしょうか。

(4)客の来訪が遅れている場合
・相手の会社へ電話をいれ、到着時間の予測をたてる。
・上司に○分程度遅れる旨を連絡する。
・その後のスケジュールに影響がある場合には前もって連絡をしておく。