第五节、    单证管理 
一、    职能型，贸易量大，单证数量多的企业，常采用单独设立单证部门，减少人员的重复配置，专业化程度高，质量有保障。缺点是有关人员重视追求职能目标，忽视了全局，无法了解全局，无法对最终结果负全部责任。 
二、    简单型，贸易较小的企业，往往由外贸业务员的助手，即，跟单员负责单证工作，甚至由业务员本人完成单证，还有一部分企业采用几个业务员或一个部门合用单证员的做法，这种做法的优点是反应快、灵活、责任明确。不足之处是当业务量大时，会影响速度。现在，大部分企业采用这种方式。因为精干、快速、灵活，更适合现代企业。如何配置单证人员和组织机构，主要应取决于各公司的工作流程、规模、企业管理等方面的需要。 
三、    业务管理 
单证业务管理的意义，对外贸易单证是以外贸业务活动的重要资料，是商品流通的原始凭证，它反映了整个商品流转过程，是业务档案的主要组成部分，具有重要的分析参考价值。因此，加强单证管理是一项非常重要的工作。 
（1）    为完成履约提供保证 
通过对单证的缮制交付、登记整理、统计分析，可以使有关人员做到心中有数，与顺利组织货源。衔接生产出运，保证安全及时收汇有密切关系。对企业控制工作进程，完成贸易额任务有着重要意义。 
（2）    为统计分析提供原始资料，提高外贸工作水平 
检查分析外贸企业各项业务工作质量和效率，均可从单证资料中提取数据，如对合同履约率、客户付款天数、费用指标以及流通费用、资金周转率等各项指标的资料积累等。分析这些数据，从而促进外贸企业经营和管理的改善。 
（3）    为查询和处理业务差错事故提供资料 
(二)单证管理要求 
出口单证是出口业务活动的重要凭证,有时货物已出运,单据已交银行,外汇亦收妥,但事后由于各种因素,往往需要查阅这些单证的留底. 
例如,客户对品质/数量的索赔/运输纠纷起诉/进口清关对单证内容提出异议/中间商对佣金事项的查询/开证行提出单证不符,拒绝付款…..诸如此类的情形一经发生,就要寻根究底.因此,单证应有一套副本留存档案备查. 
出口单证副本归档方法，可分为分散归档和集中归档两种.分散归档是由各分管环节各自将本环节缮制的副本单据分类归档.例如,提单由办理运输环节按运输日期归档;商业发票按发票顺序号码分别由制单环节归档.集中归档,是交单后将全套单据副本集中进行保管. 
一般说来,业务量大,部门多/分工细的单位适宜分散归档。业务量大,工作线条比较简单的单位适宜于集中归档. 
2、经常分析提高单证工作的质量和效率 
第一/培训单证人员,使其适应业务需要,掌握最新知识和操作技能.现在国际贸易日新月异的发展,政策及管理的变化常带来新的要求和新的方法.第二,结合对外履约情况,客户发展等方面的考察,应经常分析单证工作如何进一步提高质量和效率,为企业的目标发挥更大作用.  来源： www.examda.com
第六节、单证考核 
单证工作的考核是提高单证质量和工作效率方法,也是培养单证工作人员,使其不断增长业务知识,提高技术水平的有力措施. 
单证工作考核的内容大致有两个方面:一是单证工作人员素质考核,主要是通过单证员的培训/教育/业务竞赛进行,以促进单证员的理论和实务/业务和技术水平的提高,从而达到一专多能的要求;另一方面,是通过确定考核指标,绩效计划,提出单证人员的努力方向,考核的指标要有一定的可比性,便于对照检查. 
考核的方法要求简单易行,才能持之以恒,取各明显的效果. 
1、考核单证工作质量 
可由后道审核人员记录统计前道单证制作中的差错点,结合所处理的单据数量,算出差错率,以此对单证员进行考核,不断降低差错率,提高单据质量. 
2、考核单证工作的速度 
通过工作流程中的相关记录,统计工作时间,不断降低时间占用量,提高单证工作效率,加快流转,及时出运,早日结汇. 
3、考核单证人员的团队精神 
通过考核单证人员的服务态度/工作主动性/合作精神/在工作中所提建议的数量等方面,提高单证工作的水平. 

第九章、进口合同的履行 
进口合同依法订立以后，买卖双方都必须严格按照合同规定，履行各自的义务。否则，不履行合同义务或不按合同规定履行的一方就应承担“违约”的法律责任。 
在进口业务中，我们作为买方必须贯彻“重合同，守信用”的原则，按照合同、法律、有关国际条约和国际惯例的规定，支付货款和收取货物。与此同时，要注意卖方的履约情况，督促卖方按期交货交单，不折不扣的完成合同所规定的标的。 
进口合同的履行工作程序有：申领进口许可证或申请进口配额，开立信用证，派船接货，办理保险，审单付款，提货，保关，报验，索赔等环节。 
履行进口合同的具体工作如下： 
(一)信用证的开立和修改 
1．信用证的开立 
开证申请人在向开证行申请开立信用证时，应填写开证申请书，连同所需附件交开证行。按《UCP500》规定，开证申请书的内容必须完整明确，为了防止混淆和误解，开证申请书中不应罗列过多的细节。 
在开立信用证时，最好不要引用先前开立的信用证。开证申请书中必须明确说明据以付款、承兑或议付的单据的种类、文字内容及出具单据的机构等。 
开立信用证的时间应按合同规定，如合同规定在装运期前若干天开立并送达，我方应按期向开证行提出申请并考虑到邮程的时间；如合同规定在卖方确定交货期后开证，我们应在接到卖方通知后再行向银行申请开证；如合同规定在卖方交付履约保证金或提供银行保函后向银行申请开证，则应在收到保证金或保函后向银行申请开证。 
信用证的种类：应按合同规定。 
开证申请人在填写开证申请书时，应注意下列问题： 
(1)在进口业务中，一般不宜开立“可转证信用证”，以防因第二受益人不可靠而造成意外损失。 
(2)信用证金额：即受益人可使用的最高限额。大小写金额要一致，除非确有必要，不宜在金额前面加“约”(about)、“近似”(approximately)、“大约”(circa)或类似词语，否则，按《UCP500》，将被解释为允许有不超过10％的增减幅度。 
(3)汇票的付款人和付款期限：汇票的付款人应为开证行或信用证指定的其他银行，而不能规定为开证申请人，否则，该汇票将被视作额外单据；汇票为即期还是远期，应严格按照合同规定。 
(4)运输单据：如采用海洋运输，一般要求提供全套凭开证行指示或托运人指示并托运人空白背书的已装船清洁提单，如装运港与目的港的港航程距离较短，如自日本、中国香港启运的货物，为便于早日提货，防止因提单到达过晚无法提货而引起损失，可规定受益人于装运后先寄一份正本提单给申请人，凭以提货。 
对集装箱运输、航空运输、铁路运输、邮包运输，则应在采用FCA、CIP、CPT贸易术语的条件下方可受理，同时必须注明提交相应的运输单据。如仍沿用传统的CIF、CFR或FOB术语达成的交易也应按实际使用的运输方式要求提供相应的运输单据。 
(5)其他单据：产地证、品质、重量检验证书、化验证明书等的签发机构，形式、内容及证明事项等应作明确规定。 
(6)分批装运和转运：进口合同如规定不允许装运和转运的，应在信用证中明确注明不 
准分批装运和转运。如信用证对此不作规定的将被视为允许分批装运和转运。 
(7)到期日和到期地点：信用证必须规定一个到期日和除了自由议付信用证外的一个交单地点，否则，该信用证就不能使用。 
(8)进口许可证号码，我国存在外汇管制，信用证中应要求出口人在商业以票上记载进口许可证号码，以备进口通关时海关验货。 
2。信用证的修改 
信用证开出后，如发现内容与开证申请书不符，或因情况发生变化或其他原因，需对信用证进行修改，应立即向开证行递交修改申请书，要求开证行办理修改信用证的手续。 
如受益人收到信用证后提出要求修改信用证中某些条款的，则应区别情况同意或不同意。如同意修改应及时通知开证行办理修改手续；如不同意修改，也应及时通知受益人，敦促其按原证条款履行装货和交单。 
按《UCP500》规定，信用证经修改后，开证行即不可撤销地受该修改的约束。受益人可决定其接受修改或拒绝修改，但他应发出其接受或拒绝修改的通知。在受益人告知通知修改的银行他接受修改之前，原信用证的条款对受益人仍具有约束力。 
如受益人未发出其接受或拒绝的通知而其提交的单据与原信用证的条款相符，则视为受益人已拒绝了该修改。但若提交的单据与经修改的信用证条款相符，则视为受总益人已发出接受该修改的通知。从那时起，该信用证已被修改。 
总之，我进口企业对信用证的开立和修改应持慎重态度。在申请开立信用证时，应做到开证申请书与合同相符，以避免不必要的修改，并避免不符条款被受益人利用而遭受损失；在修改信用证时，亦应注意修改内容的正确并应考虑到受益人有可能拒绝修改而按原证条款履行。 
除信用证支付方式外，进口业务还有使用汇付、托收，或两种或两种以上支付方式(如凭银行保证书预汇货款)结合使用的。如使用汇付方式，我方应在合同规定的时间内，按合同规定，将货款汇付卖方；如使用托收，则应根据合同规定，以付款交单方式付款、赎单或以承兑交单方式承兑后先取得货运单据，到期时再付款；如合同规定买方凭卖方的银行保证书预付货款(或开立预支信用证)，则在合同成立并生效后，由卖方银行向买方开出不可撤销的保证书，买方据以预付合同规定的货款。 
如卖方银行不开保证书，则应拒绝预付(或不开预支信用证)。 
在进口业务中，有时对一些资信不明的客户，在进口合同中规定在对方开到保证履约的银行保证书后，我方再开信用证，目的是为了防止对方欺骗。 
银行保证书必须是不可撤销的，并详细说明保证的内容，银行保证书的有效期要晚于卖方履行义务的时限，否则有可能造成卖方尚未按时履行义务而银行保证书已经过期失效，银行不再承担任何责任而造成损失。 
(二)安排运输和保险 
在进口业务中，货物大多通过海洋运输，凡以FOB或FCA贸易术语成立的合同，由我方安排运输，订立运输合同。 
货物由海洋运输的，我方应负责租船或订舱工作。我国外贸企业的大部分进口货物都委托中国对外贸易运输公司、中国租船公司或其他外运代理机构办理运输，并与其订立运输代理协议，也有直接向中国远洋运输公司或其他对外运输的实际承运人办理托运手续。 
1．租船、订舱和催装