一、    制单步骤 
1、    掌握合同、信用证、交货单等信息，最先制作发票，也有的单位先制作货物明细单或货物出仓单，再填制发票。 
2、    以发票为基础，根据合同、交货单、信用证、贸易对方的来函等，制作包装单据、托运单、报检单、报关单、投保单、原产地证明书、许可证等。 
3、    如果有需要时，制作出口商证明、装船通知、船公司证明、汇票等，分别将单据交有关部门。 
二、    制单方式 
1、    须掌握必要的资料和数据，例如，缮制装箱单或重量单，先要取得供货商或加工仓库提供的商品包装资料；缮制商业发票必须综合装箱单/重量单内容，并参照信用证条款或合同内容，制单缺乏基础资料就无法进行工作，因此，及时收齐各项基础资料是制单工作的前提。 
2、    资料齐备后必须经过核对，如装运数量与信用证规定出运的数量是否相符，商品的品质、规格、包装是否符合信用证规定。制单前还有许多计算工作需要完成，如，数量、重量、尺码以及总价等，某些商品根据行业习惯或客户需要还须提供具体的细码单要求，逐码核对和计算累积数量。 
3、    出口单证一般是以发票、装箱单为基础单据，发票是一切单据的中心。因此，一般先缮制发票，然后按发票内容分别缮制海关发票、产地证、投保单等。“报运”需用的托运单、报关单等按正常的操作程序，也是参照发票内容缮制的。 
4、    单证员对各种单据的用途、单证中的每一栏应该填制的事项及哪些是必要事项，哪些是一般事项必须熟悉。例如，不同国家、地区的海关发票都有专门的格式，不能错用；各种格式自上而下，从正面到背面，栏目繁多，都要按照规定填制，错填或漏填会直接影响进口商收取货物和办理进口清关。 
制单完毕后，制单员最好先自审一遍，发现差错及时更正，如果事后别人发现再更改，可能已影响了其他单证，不仅仅是更正较难，而且可能已经造成了损失。例如，打错托运单，延误原来规定的出运日，可能导致外商的索赔。 
                      三、制单技巧 
一般情况下，出口企业事先已准备好单据的格式，或电脑程序已设定格式，制作时采用填写方式常见的有： 
1、    汇票制作要点： 
在贸易结算中，只有信用证和托收方式下使用商业汇票。 
“TO”后面的付款人主要有以下几种： 
①托收项下，一般“TO”后填写进口商，当合同有特别要求时，可按要求办理； 
②信用证结算方式下，有三种方式：A、当信用证明确规定“DRAWN ON XXXX”，按信用证规定打；B、当信用证用代词方式时，如，“DRAWN ON US、 THEM 或 YOU ”时，则相应将汇票做成“开证行、开证申请人或通知行”； 
C、信用证如没有明确提到付款人，而信用证要求提供汇票时，应将“开证行”作为付款人。因为，在信用证结算方式下，开证行负“第一性付款责任”。 
2、    其他单据制作要点： 
（一）发票抬头表示方法：①实际购货方；②签订合同的买方；③其他相关人员，如非信用证结算方式，按进口方要求办理，如合同没有具体要求时，发票的抬头做成合同的买方。 
如采用信用证结算方式，按信用主要求办；若没有具体规定时，发票抬头做成信用证的开证人，当信用证要求做成两家公司为抬头人时，一般写成XXXX公司（中间商）FOR ACCOUNT OF XXXXX（实际购货方，即真正的付款人）。 
当信用证规定：INVOICE TO BE MADE IN THE NAME OF ABC时，应将ABC作为发票的抬头人。 
表示相同意思的用词还有：BY THE ORDER OF 、AT THE REQUEST OF /ON BEHALF OF ……. 
（二)收货人的表示方法 
1、在产地证书/许可证等清关文件上，“收货人”一栏应填写实际买主.当进口商有具体要求时,按要求办.若进口商没有提出要求,可按提单上的通知人或其他货运单据上的收货人填. 
2、提单上“收货人”一栏的具体表示方法: 
运输公司是按货方的托运单上所表示的要求填写的,所以在制作托运单时,必须明确表明收货人应是谁.当使用非信用证结算方式时,对出口方有利的做法是将收货人写成“TO ORDER 或者TO ORDER OF SHIPPER”。 
除此之外,一般做成进口商,有时按进口商要求做成第三方,如物流清关公司,或者海关经纪人等.由于记名提单表明收货人已经确定,不得转让,不利于出口商或进口商拒收货物或其他收汇困难时,转让他人。 
当然，如果交易属跨国公司内部的进出口,或与进口商关系密切,收汇有保证时,可将收货人直接做成进口商.使用信用证结算时,则按信用证要求办. 
(三)装货港和卸货港的表示方法 
发票/产地证/海关发票等单据这两部分内容的表达方法较简单,按合同和信用证价格条款以及实际情况填,但是货运单据上表达方法必须慎重,特别是在使用信用证时,需要做到以下几点: 
(1)    用海运提单(非多式联运提单)时,装、卸港必须与信用证一致,如,装货港A填在标有 INTENDED PORT OF LOADING一栏中,则另需作装船批注,写明PORT OF LOADING A (卸货港为预期的也应另作批注). 
(2)    用多式联运提单时,格式内容通常有收货地（PLACE OF RECEIPT）、船名及航次号（VESSEL VOY NO。）、装货港（PORT OF LOADING）、卸货港（PORT OF DISCHARGE）、交货地（PLACE OF DELIVERY）等六栏目。填制时，需要通过合适的填制方法满足信用证的规定。如提单上所注明的接受监管地或收货地不同于装货港，则在装船批注中应包括以下内容： 
A、    表明信用证中规定的装货港名称；B、已装货船只名称；C、装船日期。 
（四）单据的日期 
应注意单据与单据之间，同类日期的一致，以及相关日期需符合逻辑，信用证项下还要符合信用证的规定。 
①产地证书上的发票日期与发票本身显示的日期须一致，而且，它的申报日期应不早于发票日期，因为申报时才填写发票日期。 
寄单证明中的寄单日期应晚于所寄单据的签发日期；检验证书的验货日期不能迟于装货日期等； 
②所有单据中，一般“发票日期”最早。因为通常情况是，最先做好发票，然后，以发票为基础制作其他单据。产地证书的签发日期不应早于申报日期；各种检验证书的签发日期不能迟于装船日期。（但是如果在检验证书上注明检验日期早于装运日期，则被认为是可以接受的）。 
③受益人发给申请人的“装船通知书”等，其出单日期一般均迟于所有其他单据的签发日期及装运日期。装箱单据不必注明签发日期，除非信用证另有规定；保险单据签发日期不得迟于运输单据注明的装运日期。但是如果保险单据注明保险责任早于装运日起生效，则即使签发日期迟于装船日期也可以接受。  来源： www.examda.com
（五）数量和金额 
如果信用证中关于数量和金额或单价用了“大约”、“近似”（ABOUT 、APPROXIMATELY）等字样，允许有不超过10%的增减幅度。但需要注意的是，“约”放在哪一项，就适用于那一项，不能以此类推。 
例如，信用证中货物的单价与数量条款中的“约”等词语，但金额中没有此类词语，金额就不允许有上述幅度增减。 
如果信用证规定，货物包装单位是以个数记数的，即使在信用证对货物数量没有不得增减要求和所支取的金额未超过信用证的前提下，也不允许货物数量有5%的增减幅度。但是符合下述三个条件时，数量可以在5%范围内增减： 
①信用证未规定数量不得增减； 
②支取金额不超过信用证金额； 
③货物数量不是按包装单位或个数计算的，如长度（米、码）；体积（立方米）；容量（升、加仑）；重量（吨、磅）等。 
当信用证规定的金额和数量允许有“百分之五”上下增减时，该信用证项下不同颜色，规格的货物，分别可以满足该增减幅度。但是如果其中有单独一项货物数量或金融超过规定，即使总金融和总数量在规定的范围之内，亦是不允许的。