编制发文字号的具体要求有哪些?

本站小编 免费考研网/2017-06-13

编制发文字号的具体要求有哪些?


【解答】


发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分,即向外发文的登记编号。发文字号的作用主要体现在以下几个方面:

(1)便于文件的发出。通过发文编号使文件在文书部门挂号登记,文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。

(2)便于掌握、统计发文的数量。大单位对外发文较多,一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。

(3)便于查询引用。

(4)利于保管的系统性。

编制发文字号的原则,新《条例》中明确规定:“发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。”其具体要求是:

(1)发文字号三个构成要素的排列顺序,应先是机关代字,其次是年份(书写时两面加六角括号),最后是发文顺序号。序号不编虚位(即1不编为01,不加“第”字)。

(2)党政机关的发文字号应以分开为宜。

(3)在机关代字中应明确发文的含义,如“中发”、“中办发”、“闽党发”、“晋汾党发”等。

(4)几个单位联合行文时,不应一文多号,而应只标主办机关的发文字号。

(5)在同一地区,当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时(如某县的政府、政协、政法委三个机关的代字都会编成“×政发”),要力求避免。

(6)在机关代字中,要不要注明承办部门的代字可视具体情况而定,如大单位可以考虑这样做,一般中、小单位就没有必要。





二十三、发文字号中的年份标准应注意什么问题?


【解答】


年份要用全称,如“2012”等,不得简化为“12”。要用六角括号“[]”括起。注意六角括号不是数学公式中的中括号,因为当引用公文时,标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起,如果年份用中括号括起,就违反了低级符号中不得包括高级符号的原则。而称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外,二者形状也略有不同。
 


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