XX机关公文处理制度第2页

，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列，排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“（此页无正文）”。
（十）成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人的签发时期为准；电报以发出日期为准。
（十一）文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。
（十二）公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。
第八条公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。
公文用纸一般为16开型（260×184），涉外公文采用国际标准A4型（297×210）。左侧装钉。
第四章行文规则
第九条湖南省交通厅湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的职能部门，在职权范围内可以独立对外行文，
上行文：向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。
平行文：向隶属单位和地、州、市交通局布置工作，交办任务，答复请示事项。本厅各职能处室不得对外行文，厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属单位行文。
第十条各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文，一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。
第十一条本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。
第十二条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，除领导交办事项外，“请示”不得直接送领导个人。
第十三条报告中不得夹带请示事项。
第五章收文办理
第十四条收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
第十五条收文应当有专人负责登记。标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送公文，均应编号登记。
第十六条文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况，查对清楚，编号登记、封发，机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺，交机要交通部门投送。
第十七条需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。
第十八条承办单位应当抓紧公文办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的，应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明情况。
第十九条拟草公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点符号准确，编幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体年月日。
（四）转发公文应当转发文件的责任者和公文标题。
（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文结构层次不宜过多。
（六）必须使用国家法定计量单位。
（七）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（八）二级单位代厅拟稿，应当按公文格式打印或者用方格纸誊正，经领导人签署上报。（并附报文稿磁盘）
第二十条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第二十一条公文本机关领导人签发。重要的或者涉及面广的，必须由正职或主持的副职签发；经授权，有的公文可以由办公室主任签发。
第二十二条审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。圈阅要注明时间。
第二十三条草拟、修改和签批公文，应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在装订线外书写。
第二十四条公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，是否和有关部门协商、会签，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和有关规定。
第二十五条上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印外，经厅领导人或办公室主任批准，可以翻印、复印，翻印、复印件按机要文件进行管理，密码电报不得翻印、复印。不得密电明复，明电密电混用。
第二十六条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。
第二十七条凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的公文，厅收发室应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善，保证定期移交档案室归档。同时将公文全文扫描，录入微机，发送至厅办公室，处室办理公文所列事项需要该公文时，收发室应提供复制件。如转发公文，应将该公文送至办文处室，并注明公文去向。
第二十八条厅办公室应当根据来文内容和轻重缓急，及时提出拟办意见送厅领导批示，或者发送有关处室、部门办理。紧急公文应当提出办理时限。
除特殊情况外，厅领导不受理未经办公室登记、注批的公文。
第二十九条对需送几位厅领导传阅或传批的公文，由厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并作记录，避免漏传、误传或延误。除厅领导另有指示外，不应将公文在厅领导之间自行传递。
第三十条经厅领导批示的公文，或办公室注请各处室、部门阅处的公文，由收发室或办公室秘书送达，各承办处室、部门要签收、登记。
第三十一条各承办处室、部门应当抓紧公文的办理，不得延误、推诿。对不属于本处室、部门职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回厅办公室并说明理由。
第三十二条送厅领导批示或者有关处室、部门办理的公文，厅办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。
第三十三条公文办理后要注意保存，每半年清理一次，交档案室归档。厅机关会议资料和外面开会带回的资料，须在会议结束后一个月内交档案室归档。
第六章发文处理
第三十四条凡以本厅名义和厅办公室名义制发的公文笔调，首页均应用《湖南省交通厅发文稿纸》。文稿制作后，由主办单位负责人签字后经有关处室会签，再送办公室核稿。未经办公室核稿的公文文稿不得直接送厅领导审批签发。
第三十五条行文应确有必要，注重实效，控制数量，力求简短。已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项，不行文；会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲话，一般不再行文；贯彻上级文件精神，不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的公文。
第三十六条送核文稿应做到符合政策，观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文风端正，同时要力求文字精炼，用语规范，格式正确，杜绝形式主义和繁琐哲学。
第三十七条厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。文稿校核的基本任务是协助厅领导保证公文质量。文稿校核的内容是：
（一）报批程序是否符合规定；
（二）是否确需行文；
（三）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现行文意图，并同现行有关公文相衔接；
（四）涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见，履行了会签手续；
（五）所提措施和办法是否切实可行；
（六）人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合有关规定。
核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感，认真学习党的路线、方针、政策，熟悉本厅业务，熟练掌握文秘常识，一丝不苟，严格把关，防止失误和疏漏。
第三十八条对确无必要行文的公文文稿，应提出不予行文的建议并说明情况，报分管厅领导审定。经领导批准不予行文的，应终止核稿。
第三十九条文稿如需作较大修改，应与起草单位协商或请其修改。
第四十条文稿由办公室核稿后，应送分管厅领导审阅并签发，最后送机要室编写文号。
转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发，各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函，一般由处室、部门负责人签发，重要的经主管厅领导同意后签发。
第四十一条凡与外单位联合行文的，应由其他单位签发后，再到我厅会签。会签时，先由相关处室（部门）提出意见，再由办公室核稿，然后送分管厅领导审定。文件内容以我厅业务为主的，编我厅文号；业务以其他单位为主的，由其他单位编文号。
第四十二条文稿印发后，应将原稿和正稿一式五份送机要室，由机要室交档案室存档。
第四十三条凡本厅产生的公文，印制装订盖章后，由办文处室（部门）到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室（送）寄。厅机关及附近单位的公文一般直接送达（不通过邮局）。邮寄一般一天一次，急件随时送寄。
文印事务
第四十四条厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务，原则上不承印私人和外单位文件、材料。厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等，应由各处室、部门自行打印好后，交打字室印制。特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料，须经厅办公室负责人同意。
第四十五条打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务，需印件应先送厅办公室，由厅办公室核定印制数量，统筹安排后，交打字室、复印室印制。催印或发现印制数量、质量上的问题，各处室、部门亦应告知办公室处理，一般不直接同打字室、复印室联系。
第四十六条打字室、复印室应热情为机关服务，准确熟练地掌握和使用公文排印标准，努力提高文印效率和质量。在保证质量的前提下，对紧急或重要公文应在规定的时间内打印完毕。送印件集中时，应按照轻重缓急，抓紧处理。
第四十七条复印室应坚持定时开机复印。非急件，每天上午11：00—12：00，下午4：30—5：30，急件经办公室负责人同意，随到随印。
第四十八条厉行节约。厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料，打字室、复印室应杜绝浪费，熟练掌握速印、复印技巧，严格按核定数量印制公文。
第四十九条厅机关机要工作制度、档案工作制度另行制定。
[1]
在百度搜索:××机关公文处理制度