三、仓储作业阶段 1.家乐福的仓储作业。家乐福的做法是将仓库、财务、OP、营业部门的功能和供应商的数据整合在一起。从统一的视角来考虑订货、收货、销售过程中的各种影响因素。因此,看家乐福仓储作业的管理就必须联系它的OP、财务、营业部门来看,这是一个严密的有机体。仓库在每日的收货、发货之外会根据每日存货异动的资料,存量资料的数据传输给OP部门,OP则根据累计和新传输的资料生成各类分析报表。同时,家乐福已逐步将周期盘点(Cycle Count)代替传统一年两次的“实地盘点”。在实行了周期盘点后,家乐福发现,最大的功效是节省一定的人力、物力、财力,没有必要在两次实地盘点的时候大规模的兴师动众了;同时,盘点的效率得到了提高。
2.从家乐福所获得的启示。
(1)加强仓库的控制作用。根据“战略储存”的观念,仓库在单纯的存储功能以外还有更重要的管理控制的功能。第一,加强成品管理,有效维护库存各物料的品质与数量。第二,强化料账管理,依据永续盘存的会计理念进行登账管理。第三,要及时提供库存资讯情报。要具备稽核功能(统计功能。以料、账和盘点的数据为基准。制订出有关资讯报表。第四,注重呆废料管理。通过制订呆废料分析表,利用检查及分析等手段使仓库中的呆废料突显出来,并及早活用,最大限度地减少损失。
(2)推行周期盘点。家乐福利用周期盘点(Cycle Count)代替一年两次实地盘点的做法在一定程度上也是值得制造业企业学习的。“周期盘点”以一个月或几星期为一个周期,根据品类管理对物料的分类,同样也对所储存的物料进行盘点周期的分类。每一次盘点若干个储位或料项,根据盘点的结果进行调整,并生成周期盘点的相关报表。采用“周期盘点”可以达到缩短盘点周期、及早发现“人”的问题以及仓储中存在的问题。但周期盘点的实施需要企业财务、采购、仓库各个部门有更强的控制能力和相互间联系反应的能力。
四、账务管理阶段
账务管理是物料管理循环的最后一个环节,但同时也是下一个循环的开始。包含两部分的内容:一是指仓储管理人员的收发料账;另一部分则是财务部门的材料账,对于这两类账的日常登记、定期的检查汇总,称之为物料的账务管理。账务管理最主要的目标是保证料、账准确,真实反映库存物料的情况。
1.家乐福的账务管理。
家乐福的做法是从整体的角度出发,考虑仓库、财务、采购各个部门的职责和功能,减少不必要的流程,最大限度地提高效率和减少工作周期。在家乐福,账务管理的基本结构包括三个部分:一是库存管制,由仓管制订;二是异动管理,由OP部门负责入库、出库,物料增减情况的登录;三是库存资讯,包括库存量查询在内,OP提供有关管理需求的账面报表,财务提供有关财务需求的报表。
2.从家乐福所获得的启示。
(1)利用计算机构建财务的结算流程。流程管理无处不在,无处不需。上面提到的进货流程是商品进出结算流程中的一环。同理,管理系统应具有一个完善的结算流程,即生成订单、依照订单验收商品并制验收单、依照验收单生成日期并电脑计算出应结算日期、供应商交结算对账单、财务录入供应商结算单并在电脑系统中完成自动对账、在结算日计算机做结算并有财务开支票。在物料管理中账务阶段的最后就要以计算机作为流程管制的要点,环环相扣,让计算机真正成为管理过程的控制工具,从而保证料账管理的有效。
(2)财务人员参加周期盘点。周期盘点可以是仓库人员自动自发的,但这样的话,周期盘点就完全成为了一个部门的内部作业了。在家乐福,盘点的计划由OP部门制订和控制,由财务部门组织,与仓管部门共同负责实施的,每一次的周盘都与大盘一样,必须有财务人员的到场。由财务人员来组织参加周期盘点,一方面可以监督周期盘点的正确实施,维持盘点结果的准确性;另一方面也可以在部门与部门之间形成相互牵制、相互监督的关系。
