ここまでして残ったのは、キャビネットに整理できます。今年度・昨年度の文書ファイル。これらを以下のようにまとめます。
(1)各係の仕事特有のもの（係専用ファイル。係ごとにまとめる）
(2)一般的なもの（共用ファイル。同じファイルが数冊出てきた場合、最も完全なものを１部残し、あとは捨てる）
(3)資料扱いしたほうがよいもの。（統計表・係数表など）
分厚い１件別ファイルについては、やはり１件別のほうが使いやすいと判断されれば、そのまま保管庫整理に回す。

５．フォルダーによるファイリング

「４．課全体での整理」で整理して残ったファイルをフォルダーに移します。手順は次のとおり。

(1)ファイルの綴じ具やひもをはずしてバラす。
(2)本年度と昨年度の文書に分け、さらに不要文書をチェックして捨てる。昨年度の分は、いったん別にしておく。
(3)本年度分を、題名を見れば中身がすぐわかる程度にまで細分化し、フォルダーに挟む。
(4)見出しに題名を書く。（まだ暫定的。後に検討して確定）

フォルダー"folder"(holderではない)とは、綴じ具やマチのない薄い紙ばさみのようなもの。バインダーによるファイルに慣れている人には「挟むだけ」というのは抵抗があるでしょう。しかし、以下のような理由から、ファイリングシステムにおいては、「フォルダーによるファイリング」が推奨されています。

(1)バインダーのように綴じなくてもよいので、すぐファイルできる。不要になればすぐ捨てられる。
(2)一定のスペースに対して、文書収容力が大きい。（バインダーは、中身がなくてもスペースをとってしまう。）
(3)文書を小グループに細分化できるので、以下の利点がある。
・題名を見ればすぐ中身がわかる。（バインダーの場合、いろいろなものを綴じ込みがちで、題名が抽象的になりやすく、検索に時間がかかる。）
・必要なものだけを取り出すことが容易。
・フォルダーごとに保存年限を決められるので、移し替え・置き換え（後に説明する）・保存・廃棄がフォルダー単位で管理できる。つまり「捨てやすい」。
（注）それでもバインダーにしたければ、バインダーファイリングを専門に研究し、欠点を補う方法を提供している会社（㈱キングダム）もあるので、参考にするとよい。

フォルダーによるファイリングには、「パーティカル・ファイリング法」と「ホリゾンタル・ファイリング法」があります。要は「向き」の違い。見出しの付け方や保存キャビネットが異なるだけで、原理は同じです。詳細は専門書をご覧ください。

６．使いやすいまとめ方・並べ方の検討

いよいよ、フォルダーをまとめる段階に入ります。「使いやすくまとめる」というのが至上命題。いくら整然としていても、使いにくければ何の価値もありません。現場にいて業務を知り尽くしている人たちが、使いやすく作り上げる「ツミアゲ方式」が推奨されているのはこのためです。（この逆が「ワリツケ方式」。詳細は避けますが、うまくいかないことが多いとのこと。）以下に、まとめ方の基本を紹介します。

(1)相手先別
往復文書ファイリングの代表的な整理方式。「だれが・だれと」でまとめるやり方で、発信者・受信者がはっきりしている場合に最適。「アイウエオ順」「地区別分類」「職制による分類」「背番号制」等の並べ方がある。

(2)主題別
なにか具体的なテーマがあって文書を探すときに便利な分類。「なにが」でまとめるやり方。例えば、「人事課」というファイルを作ったが、分厚くなってしまって使いづらかったとき、「採用」「給与」「教育」に分ける・・・というのも「主題別」の分類。

(3)標題別
「注文書」「見積書」「報告書」のように帳票化した文書。

(4)一件別
１つの案件（プロジェクト、工事、訴訟など）の始めから終わりまでを１つのファイルにまとめる方法。

(5)形式別

以上の４つのまとめ方のほかに、「稟議書」「慶弔状」のように、形式でまとめるとよい場合もある。
いずれにしても、よいファイリングをするには、以下のことが大切。
(1)一緒に使うことが多い文書は同じフォルダーに。
(2)一緒に使うことが多いフォルダーはなるべく近くに。
(3)捜しやすくするために、フォルダーの中身は少なく。
(4)見出し類（「ガイド」「山」等）の有効利用。

しかし、例えば(1)と(3)は相反関係。結論としては、「分厚くするより、薄くするのを優先」がプロからのアドバイスです。
さて、課員の知恵をしぼって、分類の仕方や並べ方が決まったら、キャビネットの「本年度用」の段に収納。「配列表」を作り、一番前に置いて並べ方の決まりとします。昨年度の分も同様に処理し、キャビネットの「昨年度用」の段に収納します。どうしても不便な点があれば柔軟に改善していきます。
来年度になれば、「本年度用」の段に入っているフォルダーは、不要文書を廃棄したうえで、「昨年度用」の段に移されます。これを「移し替え」といいます。

押し出された一昨年度の文書は、不要文書廃棄の手順を経て、保存の必要があるもののみ、事務所外に「置き替え（"引き継ぎ"と呼ぶ会社もある）」し、「保存」されます。年に一度、日を決めて、文書課が音頭をとり、「移し替え・置き替え」をするとよいでしょう。
これで、個人が私有しているファイルはなくなり、課が管理するものとなりました。古い、不要の文書も事務所から一掃されました。しかし、「これで出来上がり」とはいきません。事務所外への「置き替え・保存」の方法や文書廃棄の基準は、どうするのか。文書の貸し出しはどう管理するのか。「仕掛かり文書」をどう管理するのか、等々。システムを完成させ、維持管理していくための重要な仕事が残っています。

【システムの完成と維持管理】

１．保存と廃棄

いくら事務所が快適になっても、「押し出された文書が倉庫に山積み」ではシステムが完成されたとは言えません。捨てる技術が必要です。
保存年限は、
(1)歴史的な価値の大きさ
(2)実務にとっての必要性
(3)再生の困難度
(4)スペース
(5)法的な制約、等によって決まるとされていますが、
(5)以外は具体的な基準にはなりません。

これが「捨てられない」原因となっています。結論からいえば、文書の種類によって保存年限を「制度として」決めてしまうこと。難しいことですが、いったん決まれば、だれでも悩まずに捨てられるようになります。「いつか必要になるかもしれない。」とためこんでも、保存管理が不十分で見つからないとしたら、ないのも同じ。割り切りも必要です。
保存年限の決定は重要な意味を持つので、文書の種類ごとに慎重に検討を。保存年限決定の目安については、専門書を参照してください。

また、保存年限はフォルダーごとにあらかじめ決めておきます。そして事務所外への「置き替え」のときに、フォルダーごとに保存年限別（３年、５年､10年、永久など）の箱に入れて保存します。こうすると、「置き替え」の作業が簡単になり、そのうえ期限が来たときにだれでも箱ごと捨てられます。

２．貸出制度の徹底と「仕掛かり文書」の管理
課の外への貸出には、貸出カードの使用を制度化します。ファイリング係がときどきチェックし、期限切れのものは督促します。
「仕掛かり文書」とは、本当に書きかけの文書のこと。これを各自の机のひきだしに入れるのを許すと、私物化が始まります。担当者の名前が入った「やりかけファイル」に入れ、終業時に一定の場所に保管するようにします。なお「使っている文書」は当然キャビネットに返してから帰ります。

３．管理維持の重要性
システムを維持していくには、専任のファイリング係を養成していくのが望ましい。忙しい業務の片手間に「暇なときにチェックしよう」というのではすぐ元に戻ってしまう可能性が強い。また、適切な制度化・標準化・マニュアル化もシステム維持のポイントです。