設問

(1)不要な会議をやっていないか
1)簡単な打合せや回覧だけで済ませられないか
2)ある部門や担当者が責任を持って決めれば会議の必要性はなくなるのではないか。
3)あらかじめ標準化しておけば、会議で協議しなくて済むのではないか
4)会議を合併して回数を減らせないか

(2)会議邌婴韦郡幛问私Mみは整っているか
1)部門全体の年間会議スケジュールや開催場所は決まっているか
2)会議ごとの目的は明確になっているか
3)会議間で重複しているなど、ムダな討議をしていないか
4)会議ごとの担当者は決まっているか
5)会議ごとの出席者は適切か
6)定例会議の基本プログラムは設定されているか

(3)会議案内、会議資料、議事録の作成がスムーズに行われているか
1)定例会議参加者への会議案内は書式化されているか
2)定例会議で常に使用する資料は、一覧表化されているか
3)定例会議で常に使用する資料は、書式化されているか
4)会議ごとの議事録は、きちんと作られ、参加者に配布されているか

(4)会議参加者を少なくできないか
1)代理出席は認めない
2)会議中、１回も発言しない者は次回より出席させない
3)前回の決定や継続討議内容を忘れてしまったという人は、出席に及ばない
4)自部門の都合だけで発言する人は、出席に及ばない

会議远膝珐`ト（会議開催者側の）
会議を開く前の準備段階から会議終了後のフォローまで、スムーズな親好を得るためには留意すべき点がいくつかあります。以下の項目について、評価してください。
１　開催連絡は正しく伝えているか
２　配付資料は、わかりやすく簡潔か
３　資料の事前配布はよいか
４　課題ごとの時間配分は適切か
５　討議課題の討議角度を示しているか
６　決定に持ち込む課題の根回しは十分か
７　定刻前に全員そろっているか
８　開会の前置きは長すぎないか
９　前回の議事内容を確認しているか
10　わかりやすい議事の説明
11　全員が、十分理解したかの確認をしているか
12　司会者として意見を言いすぎていないか
13　ときどき要点をまとめて確認をしているか
14　会議の混乱をうまくさばいているか
15　まんべんなく発言させているか
16　会議のムードをこわす離席は多くないか
17　あなたは課題ごとに結論を要領よくまとめ、皆の確認を得ているか
18　討議打切りのタイミングはよいか
19　全体の時間調整はうまくやれているか
20　結論は実施に移せる形か
21　あなたは、なんらかの形で、議事について最終確認をしているか
22　議事録を作成し、参加した人に配布しているか

会議参加者の心得
会議のレベルアップには、参加者の自覚、積極性が必要です。時間の励行はもちろんのこと、会議中のマナー、発言する場合の心得などについて、自己远悉颏筏皮撙蓼筏绀Α?/r

１　意見を述べる場合

(1)全員に聞こえるように話し、リーダーに対してではなく、グループに向かって意見や考えを述べる。
(2)質問に対して的はずれな意見を述べない。
(3)呼んだり聞いたりした記憶の繰り返しではなく、十分に自分が理解していることを表現する。
(4)特別なケースを除いて、反対のための反対をしたり、他の者に同調するような意見は述べない。
(5)個人の人格を傷つけるようなことを言わないようにする。
(6)隣のメンバーとこそこそ話（side discussion）をしない。
(7)無理に我意を主張しない。

２　討議の場合の態度

(1)虚心坦懐であること。
(2)他人のアイデアを受け入れること。
(3)自由な表現をすること。ただし、意見を発表する場合、過激な言葉を用いないこと。自分の意見、他人の意見を熟慮すること。
(4)相互に信頼の上に立つこと。
(5)協力の精神をもち、寛容の態度を示すこと。
(6)熱心に参画すること。ただし、興奮しないこと。興奮して発表する見解には、往々偏見があることを知ること。

３　時間の励行

(1)開始時間に遅れないようにすること。開始時刻に遅れることは、すでに出席している者に、自己を主張していると誤解される危険がある。
(2)会議中は、時間を尊重し、他人と同様、自分の時間も空費しないこと。
(3)会議中はやむをえない所用のないかぎり、席をはずさないこと。
※「会議の主役はリーダーでなく、参加者自身である」

会議事前前準備チェックリスト
会議事前準備にあたっては、あらかじめ次のようなチェックリストを用意し、万全な態勢を整えておきましょう。

１．会議案内チェックリスト

□　会議の目的、テーマ
□　会議開催予定日時
□　場所
□　参加予定者（出欠は会議前日までに確認。原則として代理出席は認めない）
□　資料の有無（資料がある場合は、事前に参加者に配布しておく）
□　主催者連絡先（担当者名、ＴＥＬ）

２．会場準備チェックリスト

□　ＯＨＰ、マイクなどの設備は正常に動くか、調節はしてあるか
□　ＯＨＰ、マイクはすぐ使用できるよう調節してあるか
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□　チョークは３色以上よういされているか
□　照明、空調のコントロール方法などはわかっているか
□　照明、空調など、室内の環境は適当か
□　机、いすは適切なものか
□　座席は、参加予定人数よりも少し多く設けてあるか
□　テーブルのレイアウトは適切か
□　受付場所は適当か
□　参加者に会議者がわかるよう、看板、案内札などを準備したか
□　配付資料やＯＨＰシートは、そろっているか
□　議事次第、進行予定表、参加者リストは、そろっているか
□　主催者側の役割分担（議長、伝言係、設備コントロール係、資料配付係など）は、明確になっているか
□　食事やお茶などの手配は、済ませているか