二、进口交易磋商前的准备工作 
1、落实进口许可证和外汇 
目前，我国仍实行进出口许可证管理制度和外汇管理制度，故在进口交易磋商之前，应先办理一系列申报审核手续，有些商品需要先向主管部门领取准许进口的批文之后，才能向对外经贸部门申领进口许可证。 
2、审核进口订货单 
按照现行办法，在办妥许可证件和落实了用汇来源后，用货部门应填进口订货单，作为企业对外订立合同和办理有关工作的依据。进口订货单包括商品名称、要求到货时间、目的港和目的地等内容。 
企业办理进口的业务部门收到订货单后，应根据平时积累的资料和当时的市场情况，对订货卡的各项内容进行必要的审核,必要时对商品品牌、规格、进口国别提出修改建议，经用货部门同意后进行修改。 
3、研究制订进口商品经营方案 
对于大宗进口交易应认真制定书面进口商品经营方案，作为采购商品和安排进口业务的依据。其主要内容大致包括以下几个方面： 
(1). 数量的掌握。根据国内需要的轻重缓急和国外市场的具体情况，适当安排订货数量和进度，在保证满足国内需要的情况下，争取在有利的时机成交，既要防止前松后紧，又要避免过分集中； 
(2). 采购市场的安排。根据国别（地区）政策和国外市场条件，合理安排进口国别（地区），在选择对我方有利的市场的同时，又要避免市场过分集中； 
(3). 交易对象的选择。应选择资信好、经营能力强，并对我们友好的客户作为成交对象。为了减少中间环节和节约外汇，一般应向厂家直接订购。在直接采购有困难的情况下，可通过中间商代购； 
(4). 价格的掌握。根据国际市场的价格，并结合采购意图，拟订出价格掌握的幅度，以作为洽谈的依据。在价格的掌握上，既要防止价格偏高造成经济损失，又要避免价格偏低，而完不成采购任务； 
(5). 贸易方式的运用。在经营方案中，应根据采购的数量、品种、贸易习惯做法等因素，对贸易方式的采用提出原则性的意见； 
(6). 交易条件的掌握。交易条件应根据商品的品种、特点、进口地区、成交对象和经营意图，在平等互利的基础上酌情确定和灵活掌握。 
第二节、交易磋商的形式、内容和程序 
一、交易磋商的形式和内容 
交易磋商现在形式上有口头和书面两种。 
口头交易磋商主要是指在谈判桌上面对面的商谈，如参加各种交易会、洽谈会以及贸易小组出访，邀请客户来华洽谈等。此外，还包括双方通过国际长途电话等形式进行的交易磋商。口头洽谈交易有利于及时了解交易对方的态度和诚意，尤其是适合于谈判内容复杂、涉及问题较多的交易。 
书面交易磋商主要是指通过信件、传真、电邮、网上交易等通讯来洽谈交易。随着现代通讯技术的发展，书面洽谈也越来越简便易行，且其费用比较低廉，故在日常业务中通常采用的做法。 
交易磋商的内容，涉及拟签订的买卖合同的各项要款，包括品名品质、数量、包装、价格、装运、保险、支付以及商检、索赔、仲裁和不可抗力等因素。其中品名品质、数量、包装、价格、装运和支付这六项交易条件，被认为是交易的主要条件，是每笔交易中必须逐条谈妥的。而其他条件，如商检、索赔、仲裁和不可抗力等，往往印成一张书面文件或者印在本企业合同的背面，作为一般交易条件，事先送对方，经过双方协商同意后，即成为今后双方进行交易的共同基础，而不需要每次都重复商洽。一般交易条件协议对缩短交易洽谈时间，减少费用开支等均有益处，因此，在国际贸易中广泛采用。 
二、交易磋商的一般程序 
交易磋商的程序一般包括四个环节，即询盘、发盘、还盘和接受。其中，发盘和接受是达成一笔交易所不可缺少的两个基本环节。 
1、询盘 
询盘(Inquiry)又称询价，它是指交易的一方为了购买或销售货物，向对方提出有关交易条件的询问。询问可以由买方发出，也可以由卖方发出。询盘的内容可以只询问价格，也可以询问多项的交易条件，要求对方发盘。询盘只是询盘人与被询盘人之间的一般性的商务联系，只起到邀请对方发盘的作用，对双方都没有法律上的约束力。但询盘通常是交易的起点，因此，被询盘人必须十分重视并及时地作出回应。 
询盘的形式有口头和书面两种。 

2、发盘 
发盘(Offer，quotation) 也叫报盘，报价，发价，递盘，出价，是指买卖双方中的一方（发盘人）向对方（受盘人）提出各项交易条件，并愿按照这些条件与对方达成交易、订立合同的一种肯定的表示。发盘大多是卖方提出的。若买方提出，则叫“递盘(Bid)”。 
发盘既是商业行为，也是法律行为，在合同法中称之为“要约”。一项发盘一经发出，对发盘人就立即产生法律上的约束力，在发盘的有效期内，发盘人不得任意撤销或修改内容。 
发盘的形式：口头或书面的均可。 
(1). 发盘的构成条件 
构成一项发盘应具备四个条件：Ⅰ、发盘要有特定的受盘人；Ⅱ、发盘内容要十分确定；Ⅲ、表明发盘人受其约束；Ⅳ、送达到受盘人。 
(2). 发盘的生效和撤回 
发盘中通常有明确的有效期（或是一个最迟接受的期限，或是一段接受的时间），并在送达受盘人时生效，因此，发盘在到达受盘人之前对发盘人没有约束力，发盘人也可以将其撤回。可见，撤回发盘实质上是阻止发盘生效。 
(3). 发盘的撤销  来源：www.examda.com
发盘的撤销是发盘送达受盘人后，发盘人取消发盘，解除效力的行为。但是下列情况下发盘不得撤销：Ⅰ、发盘中写明了发盘的有效期或以其它方式表明发盘是不可撤销的；Ⅱ、受盘人有理由相信该发盘是不可撤销的，并已对本着对该发盘的信赖采取了行动。 
(4). 发盘的失效 
在下列情况下发盘失效：Ⅰ、受盘人还盘；Ⅱ、发盘人撤销发盘；Ⅲ、发盘过了有效期；Ⅳ、不可抗力事件发生；Ⅴ、在发盘被接受前，当事人丧失行为能力或死亡或法人破产等。 
3、还盘 
还盘(Counter offer)又叫还价，它是指受盘人不同意或不完全同意发盘人在发盘中提出的条件，为与发盘人协商而提出修改或变更的表示。还盘可以针对商品的价格条件，也可以针对品质，数量，交货时间，交货地点，付款方式等交易条件。