在谴词造句方面，商务英语信函等应用文使用较多的商务英语术语或缩略语，如：L/C, FOB, W.P.A., Blading等。适当使用商务英语术语，特别是言简意赅的缩略语，可避免冗长的解释，简化交易过程，提高工作效率。另外，商务英语信函等应用文这一比较正式语体要求措辞庄重、典雅、严谨、正式。在词汇方面，商务英语信函等应用文常用learned words替代popular words，如：用forward替代send, 用be in a position to替代be able to；商务英语信函等应用文使用较长较正式的词块（lexical phrases），如：像 “have made the necessary arrangements to...”这样的verbal groups和像 “L/C to be established in our favor”这样含有较长后置限定语的nominal groups。在句法结构上，结构庄重的“As we are in the market for your..., we should be pleased if you would send us your best quotations.”比口语化的“Please offer us your best prices because we are ready to buy your...”更符合商务英语应用文规范。
在语篇建构方面，商务英语应用文除了其特定格式之外，它有着实现其特定语篇功能的建构方法，如陈列法(Data demonstration)。陈列法可提高信息传达的效率。商务业务离不开询盘、报盘、下单、开证和装运单证等与数据、交易条款密切相关的程序。此类信函的最佳语篇建构方法是将相关数据列表制单。例如，报盘按品名、数量、货号、单价、包装、付款方式等项列表或分述，如：
Thank you for your letter of 15th May. We are glad to offer you the following:
a. Commodity: Soybeans, Heilongjiang origin, 2002 crop
b. Quantity: 300 metric tons
c. Price: US$ 600 per metric ton FOB Dalian
d. Packing: In ordinary second-hand gunny bags
e. Shipment: In October, 2002
f. Payment: By confirmed, irrevocable L/C payable by draft at sight.
3、商务英语应用文话语基调及其语言特点
话语基调是指参与者的角色关系，包括长期的社会角色关系，即‘第一级社会角色’(the first order social role)关系和暂时性的、动态的交流角色关系，即‘第二级社会角色’(the second order social role)关系(Halliday，1978)。我们可以分别用社会基调(social tenor)和交流基调(interactional tenor)来表示两者(张德禄，1998)。
从较稳定的、静态的角度讲，话语基调指交际者在文化语境中的角色关系，它不是指独立的个体所代表的绝对特征，而是总是在与其他交际者相比较而表现出来的相对特征，是错综复杂的社会关系网络中的一个节点。在商务英语应用文中，有写信人与收信人(writer and addressee)、买方与卖方(buyer and seller)、报盘方与受盘方(offerer and offeree)、投保人与保险人(the insured and the insurer)等之间的交际关系。社会基调有三个次范畴：地位、参与程度和情感。地位可以有同等地位和不同等地位之分。地位所涉及的交互性受其他因素的影响，如情感、熟悉程度等。因此，合乎自身地位的言语才是与身份相称的，与语境和谐的言语。
从暂时性的、动态的情景语境角度讲，话语基调是指交际者在情景语境中的角色关系。根据韩礼德的功能语法(1985c/1994)，角色可以概括为两类：给予和求取，从而形成两对交流角色关系：给予者／接受者，求取者／提供者；交流物也可分为两类：信息(information)与物品和服务(goods & services)。所交流的信息与物品和服务都有合意(desirable)与不合意(undesirable)和受益(beneficial)与不受益(unbeneficial)之分。合意性(desirability)和受益性(beneficiality)密切相关，是主观反应(合意性)和客观结果(受益性)的关系，都能直接影响交流进程和交流所用的语言(张德禄1989)。例如，在外贸信函中，为了求取或接受信息与物品和服务，一方常使用劝说法(Persuasion)来说服另一方给予或提供该信息与物品和服务。由于外贸信函的主要功能之一是对对方的态度和行为施加影响，因此，劝说法广泛应用于这类信函。劝说法通过摆事实、讲道理说服对方相信我方产品或服务质优价廉，相信我方要求或申诉合情合理，相信与我方的合作有利可图……。根据环境、对象、内容选用最恰当的言语体式，以造成和谐的言语氛围，取得最佳的交际效果。
Dear Sir,
You often speak of a good friend as trustworthy, thoughtful, anxious to please, honorable, and worthy of your friendship.
A store can have the same qualities. It can be human, courteous, considerate of its customers, and thoroughly reliable.
That’s the kind of store this is. It is exactly the kind of store you’d run yourself if you were in the clothing business.
We are anticipating the pleasure of showing you our latest styles soon, whether you are in the buying mood or not.
Sincerely yours,
此信采用了恰当的商务书信格式、比较正规的商务书信语体。在信中，写信者针对潜在客户，为了说服他们变成真正客户，使用了一系列的表达真诚、友好、善意（Goodwill）词汇，如：trustworthy, thoughtful, anxious to please, honorable, worthy of your friendship, human, courteous, considerate of its customers, thoroughly reliable, pleasure, latest, etc.这些词汇有助于构成亲昵的语气，使潜在客户爽心悦目，较易接受，从而就达到了写信目的。